Kanban
O Kanban é o quadro visual de funil comercial/operacional: colunas (etapas), cards ligados a contatos, valores, probabilidade, status do funil e automações.
Não confundir com a escolha rápida de kanban dentro do Atendimento (painel do contato) — aqui você gerencia o quadro completo.
Caminho: menu lateral → Kanban
Requisito: módulo Plus. O usuário só vê colunas às quais tem acesso (próprias ou compartilhadas).
Leitura comercial do funil: ver Relatórios de Vendas.
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Múltiplos funis (quadros)
O Kanban não precisa mais ser um único quadro: o tenant pode ter vários funis, cada um com suas próprias colunas, cards, automações e estatísticas. Exemplos de uso:
Vendas
Funil comercial clássico (Lead → Negociação → Fechado)
Jornada do paciente
Clínicas: triagem → consulta → retorno
Documentos pendentes
Contabilidade: coleta e conferência de documentos
Andamento do caso
Advocacia: fases de um processo/atendimento jurídico
Quem já usava o Kanban não precisa fazer nada: existe um funil chamado Padrão, criado automaticamente, que recebe as colunas e cards que já existiam. Nada muda no dia a dia de quem só usa um funil.
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Seletor de funil
No topo da tela do Kanban há um seletor de funil, ao lado do cabeçalho Painel Ativo. Ao trocar de funil:
As colunas exibidas passam a ser as daquele funil.
Os cards mostrados são só os do funil selecionado.
As automações que rodam (e aparecem para edição) são as das colunas daquele funil.
O modo Estatísticas recalcula os indicadores só com os dados do funil selecionado.
A escolha do funil fica lembrada por usuário — na próxima visita ao Kanban, o sistema abre direto no último funil usado.
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Cadastro de funis
Botão Gerenciar funis no cabeçalho do Kanban, disponível para administradores.
Cada funil tem:
Nome
Identifica o funil no seletor
Cor
Diferencia visualmente no seletor e nas listagens
Filas vinculadas
Filas que dão acesso automático ao funil
Usuários avulsos
Usuários com acesso ao funil independentemente da fila
Ativo / Inativo
Funis inativos somem do seletor sem perder dados
Regra de acesso:
Administradores veem todos os funis do tenant.
Os demais usuários veem os funis das filas às quais pertencem ou aos quais foram vinculados individualmente (usuário avulso).
Ao criar um funil é obrigatório vincular ao menos uma fila ou um usuário. Um funil sem nenhum vínculo fica visível para todo o tenant — é justamente o caso do funil Padrão, que nasce sem vínculos para preservar o acesso que todo mundo já tinha.
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O que você vê na tela
Cabeçalho Painel Ativo com:
Seletor de funil
Escolhe o funil (quadro) ativo — lembrado por usuário
Alternar Kanban / Estatísticas
Quadro de colunas ou dashboard de indicadores, sempre do funil selecionado
Selecionar usuário
Só admin: visualizar o kanban de outro usuário
Período (data)
Filtra cards pela data de entrada no kanban
Total geral
Soma dos valores dos cards visíveis
Adicionar nova coluna
Cria etapa no funil selecionado (modo Kanban)
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Modo Kanban (quadro)
Colunas
Cada coluna mostra:
Nome e quantidade de cards
Valor total da coluna (e valor ponderado pela probabilidade)
Ações (conforme permissão):
Editar / Excluir
Dono da coluna
Altera nome, cor, posição ou remove a coluna
Adicionar item
Quem tem acesso
Cria card na coluna
Compartilhar
Quem tem acesso
Define usuários com acesso à coluna
Automações
Quem tem acesso
Regras automáticas da coluna
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Criar ou editar coluna
Clique em Adicionar nova coluna (ou editar no cabeçalho da coluna).
Preencha nome, cor e posição (antes/depois de outra coluna, ou posição numérica na edição).
Salve.
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Cards
Arraste o card entre colunas para mover (drag and drop), ou use o menu Mover. O arrastar-e-soltar só move o card entre colunas do mesmo funil — é proposital, para não trocar o card de funil sem querer.
No card aparecem tipicamente: contato, valor, probabilidade, status do funil (Aberto / Ganho / Perdido), responsável, data de entrada, notas e atalho de ligação (quando aplicável).
Conversar direto do card
Ao lado do número do ticket há um ícone de balão de conversa. Ele abre a conversa numa janela sobre o quadro — a mesma do Painel de Atendimentos — com campo de mensagem para responder sem sair do funil.
Só aparece em card que tenha ticket vinculado; sem ticket, o sistema avisa em vez de abrir vazio.
A conversa atualiza em tempo real e abre na primeira mensagem não lida.
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Menu do card
Iniciar ticket
Abre/atende a conversa do contato
Ligar
Dispara chamada (quando disponível)
Editar valor / descrição / probabilidade / responsável / status do funil
Ajustes rápidos
Editar card
Modal completo
Mover
Escolhe outra coluna (do mesmo funil)
Mover para outro funil
Envia o card para uma coluna de outro funil
Remover do painel
Tira o card do kanban (não apaga o contato)
Ao mover um card para outro funil, as automações de saída da coluna de origem e as automações de entrada da coluna de destino disparam normalmente, como em qualquer movimentação.
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Adicionar item (card)
Na coluna, clique em +.
Busque e selecione o contato.
Opcional: valor, descrição curta, data prevista de fechamento, probabilidade e status do funil.
Salve.
Também é possível colocar um contato no kanban a partir da tela Atendimentos.
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Compartilhar coluna
Clique em Compartilhar na coluna.
Selecione os usuários que devem enxergar e usar aquela coluna.
Salve.
O compartilhamento de coluna continua existindo dentro de cada funil (uma coluna pode ser compartilhada com usuários que enxergam aquele funil). A diferença: agora só o dono da coluna ou um administrador pode alterar quem tem acesso a ela.
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Onde mais aparece o funil
Painel do contato (Atendimento): ao vincular um atendimento ao Kanban, você escolhe o funil de destino — o sistema já sugere o funil de acordo com a fila do ticket.
ChatFlow: os seletores de coluna passam a mostrar as colunas agrupadas por funil.
Copilot: idem — ao configurar uma ação que move card, as colunas aparecem agrupadas por funil.
Campanhas: os seletores de coluna (ex.: para marcar contatos de uma campanha) também agrupam por funil.
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Automações da coluna
Cada coluna pode ter regras que executam sozinhas. Uma regra é composta por gatilho (quando dispara) + ação (o que faz) + controles opcionais (condições, janela/limites e cadência).
As automações disparam para o card por qualquer caminho que o mova: arrastar no quadro, vincular pela tela de Atendimento, campanha WABA, IA ou outra automação. Os gatilhos por tempo são verificados a cada minuto.
Gatilhos
Ao entrar
Card entra na coluna
Ao sair
Card sai da coluna
X sem ação
Card ficou X minutos, horas ou dias sem interação. Mensagens enviadas/recebidas no ticket vinculado zeram o relógio
Tempo na coluna
Card está há X min/h/dias nesta coluna, mesmo com conversa ativa — ideal para etapas paradas e cadência
Cliente respondeu
Chegou mensagem do cliente no ticket vinculado
Antes do vencimento
Faltam X horas para a data prevista
Venceu há
A data prevista passou há X min/h/dias (cobrança de atraso, mover para Perdido)
Ticket resolvido
O ticket vinculado foi encerrado no atendimento
Ações
Mover
Envia o card para outra coluna (as automações do destino também disparam, com proteção anti-loop de 3 níveis)
Mensagem
Envia WhatsApp (texto) ou WABA (template) ao cliente. Aceita variáveis
Atribuir responsável
Define o usuário do ticket/card
Notificar atendente
Aviso interno no sino do painel + push no celular. Destinatário: dono do card, usuários escolhidos ou um grupo. Título/mensagem aceitam variáveis. Não respeita horário comercial (é para o time)
Etiqueta
Adiciona e/ou remove etiquetas do contato
Ganho/Perdido
Marca o status do funil do card
Atualizar campos
Altera valor e/ou probabilidade do card
Webhook
Chama URL externa. A chamada vai assinada (headers X-DS-Signature HMAC-SHA256 e X-DS-Timestamp) para o destino validar a origem
Variáveis aceitas nos textos de mensagem e notificação: {{nome}} · {{primeiroNome}} · {{atendente}} · {{coluna}} · {{valorNegocio}} · {{protocolo}}
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Condições
A regra só executa para cards que passarem em todas as condições preenchidas:
Valor mínimo / máximo
Valor do negócio no card
Canais
Canal do ticket vinculado (WhatsApp, WABA Oficial…)
Filas
Fila do ticket
Etiquetas presentes / ausentes
Etiquetas do contato
Dono
Atendente responsável
Cards reprovados aparecem no histórico como pulados, com o motivo.
Janela e limites
Respeitar horário comercial
Usa o expediente e o fuso horário da empresa. Vale para a ação Mensagem (nada de mensagem de madrugada). Pular descarta a execução; Adiar (gatilhos por tempo) espera e executa dentro do expediente
Máximo de execuções por dia
Teto da regra por dia — disjuntor contra regra mal configurada disparando em massa
Cooldown (minutos)
Intervalo mínimo entre execuções da mesma regra para o mesmo card
Cadência de follow-up
Disponível nos gatilhos X sem ação e Tempo na coluna: repetir a cada X (min/h/dias), no máximo N vezes, com opção parar se o cliente responder.
Exemplo: coluna Proposta Enviada → "Tempo na coluna: 1 dia → Mensagem", cadência a cada 2 dias, máx. 3, parar se responder.
Para cadência previsível use Tempo na coluna — no "X sem ação", a própria mensagem automática conta como ação e reinicia o relógio.
Testar regra (simulação)
O botão Testar regra mostra "afetaria N cards agora" com uma amostra e os motivos, sem executar nada. Use sempre antes de salvar regras de mensagem em colunas cheias.
Histórico e contadores
Cada regra exibe executou N× · erros · pulados (últimos 30 dias).
Ver histórico lista cada execução (ou o motivo de pular), com filtro por card.
Há também prioridade entre regras e o interruptor ativa/inativa.
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Modo Estatísticas
Visão analítica do funil no período filtrado:
Valor total, valor ponderado, taxa de conversão (ganhos vs perdidos)
Itens abertos / ganhos / perdidos
Gráficos: distribuição de status, valor por coluna, probabilidade média
Lista de itens atrasados (data prevista vencida)
Timeline de atividades
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Regras importantes
Um tenant pode ter vários funis; quem já usava o Kanban continua no funil Padrão, criado automaticamente, sem qualquer mudança de comportamento.
Acesso a funil: admin vê todos; os demais veem os funis das suas filas ou aos quais foram vinculados individualmente. Funil sem vínculo (como o Padrão) fica visível para todo o tenant.
Todo funil novo exige pelo menos uma fila ou um usuário vinculado.
Colunas e cards respeitam o acesso do usuário dentro do funil selecionado; admin pode inspecionar o quadro de outro usuário.
Só o dono da coluna ou um administrador edita/exclui a coluna ou altera seu compartilhamento.
Arrastar um card só move entre colunas do mesmo funil; para trocar de funil, use Mover para outro funil no menu do card — as automações de saída e entrada disparam normalmente.
Remover do painel não exclui o contato.
Valor ponderado = valor × probabilidade.
Automações de mensagem exigem conexão WhatsApp/WABA e, no WABA, template selecionado.
Contatos também entram no kanban via Atendimento (com escolha do funil, sugerido pela fila do ticket), FlowBuilder, campanhas e integrações (Typebot/n8n), quando configurado.
Mensagens e erros comuns
Falha ao carregar
Erro na tela + botão tentar novamente
Coluna criada / card atualizado / compartilhamento salvo
Notificação de sucesso
Automação salva / removida
Notificação de sucesso
Contato não selecionado ao criar item
Aviso para selecionar o contato
Mensagem WABA sem template
Selecione um template WABA
Mensagem WhatsApp sem texto
Digite a mensagem
Sem conexão
Selecione a conexão WhatsApp/WABA
Webhook sem URL
Digite a URL do webhook
Coluna vazia
Mensagem “nenhum card nesta coluna”
Funil criado sem fila/usuário
Aviso: vincule ao menos uma fila ou um usuário
Tentativa de compartilhar/editar coluna sem ser dono/admin
Ação bloqueada
Dicas de uso
Monte o funil com poucas colunas claras (ex.: Lead → Negociação → Fechado).
Use probabilidade e status do funil para a visão Estatísticas fazer sentido.
Compartilhe colunas com a equipe em vez de duplicar o mesmo funil.
Reserve automações de mensagem para etapas estáveis (evite spam no cliente).
Toda regra que envia mensagem: ligue horário comercial e defina teto diário.
Prefira Notificar atendente quando o objetivo é cobrar o time, não o cliente.
Filtre por período antes de analisar conversão no modo Estatísticas.
Crie um funil por processo de negócio distinto (vendas, jornada do paciente, documentos, casos) em vez de misturar tudo em um único quadro com colunas demais.
Vincule o funil às filas certas desde a criação — assim o acesso já nasce correto, sem precisar adicionar usuário por usuário.
Atualizado